Gestion des parties prenantes
Définition
Les parties prenantes sont toutes les personnes affectées par le projet ou capables de l'affecter. La gestion des parties prenantes identifie, analyse et engage chacun selon son influence et son intérêt. Un projet techniquement bon échoue si ses parties prenantes clés ne sont pas alignées.
Identification
La liste des parties prenantes couvre les équipes opérationnelles, la hiérarchie, les fonctions support, les clients internes et les fournisseurs. Chaque partie prenante est décrite par son rôle, son implication et ses attentes. Les parties prenantes oubliées deviennent des résistances tardives. La liste se met à jour pendant tout le projet.
Analyse pouvoir et intérêt
Chaque partie prenante se positionne sur deux axes : le pouvoir sur le projet et l'intérêt pour le résultat. La matrice qui en résulte définit le mode de gestion : fort pouvoir et fort intérêt demandent une implication étroite, fort pouvoir et faible intérêt une satisfaction surveillée, faible pouvoir et fort intérêt une information régulière, faible pouvoir et faible intérêt une surveillance légère.
Stratégies d'engagement
Les parties prenantes clés participent aux décisions et aux revues. Les parties prenantes à fort pouvoir sont tenues informées avant les annonces publiques. Les attentes se gèrent par une communication claire sur le périmètre et les délais. Un changement de périmètre se communique avant qu'il ne devienne une rumeur.
Matrice RACI
La matrice RACI répartit les rôles : responsable, approbateur, consulté, informé. Chaque activité du projet a un responsable unique et un approbateur. Les personnes consultées donnent leur avis, les personnes informées suivent l'avancement. Une RACI claire supprime les doublons et les oublis.
Exemple concret
Un projet de refonte du planning de production touche la production, la logistique, les ventes et l'informatique. La matrice pouvoir et intérêt place le directeur d'usine en implication étroite, la logistique en information régulière. Une réunion mensuelle aligne les quatre services sur l'avancement. Le déploiement se fait sans opposition, les ventes ayant été impliquées dès la définition du périmètre.