Communication avec les parties prenantes

Définition

Communiquer avec les parties prenantes, c'est livrer la bonne information à la bonne personne au bon moment. Le plan de communication fixe le rythme : mise à jour hebdomadaire pour l'équipe, synthèse mensuelle pour le sponsor. Une partie prenante surprise est une partie prenante mécontente.

Les mises à jour régulières

Le compte rendu d'avancement suit un format stable : ce qui est terminé, ce qui vient, les problèmes et les décisions attendues. La stabilité du format permet à chacun de trouver l'information sans relire tout le document.

Le sponsor reçoit une synthèse : état global, budget, délai, risques majeurs. L'équipe reçoit le détail opérationnel. Mélanger les deux audiences produit des réunions interminables.

L'escalade

L'escalade, c'est remonter un problème à une personne qui a le pouvoir de le résoudre. Elle se déclenche quand le blocage dépasse l'autorité du chef de projet : budget dépassé, périmètre contesté, conflit entre départements.

Une escalade efficace apporte le problème, son impact, les solutions tentées et une recommandation. Remonter un problème sans recommandation, c'est déplacer le travail chez le sponsor.

Le registre de communication

Le registre de communication recense les demandes et les échanges : qui a demandé quoi, quand, par quel canal, quelle réponse a été donnée. Il sert de mémoire officielle du projet.

Ce registre protège le chef de projet. Quand une partie prenante affirme n'avoir jamais été informée, le registre montre la date et le canal de l'échange.