Estimation des coûts et budget
Définition
Estimer les coûts consiste à prévoir l'argent nécessaire pour réaliser chaque élément du projet. Le budget assemble ces estimations, y ajoute une réserve de contingence pour les imprévus et fixe la ligne de base des coûts, la référence que l'on compare aux dépenses réelles pendant le suivi. Une estimation solide se construit à partir de données concrètes, pas d'intuition.
Méthode bottom-up
La méthode bottom-up estime chaque work package de la WBS, puis additionne le tout. C'est la plus précise, car chaque chiffre repose sur une décomposition fine. Elle demande du temps et une WBS détaillée.
Exemple : installation de 40 caméras de surveillance.
- Caméra et support : 85 € pièce, soit 3 400 €.
- Câblage : 12 € le mètre, 900 mètres, soit 10 800 €.
- Main d'œuvre : 2 techniciens pendant 5 jours à 450 € par jour, soit 4 500 €.
- Total estimé : 18 700 €.
Méthodes top-down
Les méthodes top-down partent d'un montant global et le répartissent. L'estimation analogique compare le projet à un projet similaire déjà réalisé. L'estimation paramétrique applique un taux unitaire à une quantité, par exemple 1 500 € le mètre carré pour une salle de serveurs de 40 m².
Ces méthodes sont rapides et utiles en début de projet, quand la WBS n'existe pas encore. Leur précision dépend de la qualité des données historiques. Un projet sans précédent comparable se prête mal à l'analogique.
Budget de contingence et réserve
Le budget de contingence couvre les risques identifiés mais incertains : un fournisseur qui livre avec deux semaines de retard, un prix des matières qui monte. On le calcule souvent comme un pourcentage du coût estimé, par exemple 10 %.
La réserve de gestion couvre les risques inconnus, ceux que personne n'a vus venir. Elle est décidée par la direction et se distingue du budget de contingence. Sans ces réserves, le moindre imprévu oblige à couper dans le périmètre.
Ligne de base et suivi
La ligne de base des coûts est le budget approuvé, figé après validation. Chaque dépense réelle est comparée à cette ligne de base. Un écart apparaît dès qu'une tâche dépasse son estimation. Le chef de projet analyse l'écart avant de puiser dans la contingence.