Plan de communication et matrice RACI
Définition
Le plan de communication indique qui reçoit quelle information, à quelle fréquence et par quel canal. La matrice RACI précise qui fait quoi dans le projet : Responsable, Approbateur, Consulté, Informé. Ensemble, les deux outils évitent les malentendus et les courriels inutiles.
La matrice RACI
RACI est l'acronyme de quatre rôles :
| Rôle | Signification | Exemple pour le livrable "charte de projet" |
|---|---|---|
| R (Responsable) | Exécute le travail | Le chef de projet rédige la charte |
| A (Approbateur) | Valide le résultat | Le sponsor approuve la charte |
| C (Consulté) | Donne son avis avant décision | Les responsables d'équipe relisent |
| I (Informé) | Reçoit l'information après coup | Toute l'équipe est prévenue |
Chaque ligne de la matrice doit avoir un seul A. Deux approbateurs sur la même ligne mènent à des blocages. Chaque tâche a au moins un R ; sans R, personne n'exécute.
Construire la matrice
- Lister les activités principales du projet.
- Lister les personnes ou rôles en colonnes.
- Remplir chaque case avec R, A, C ou I.
- Vérifier : un seul A par ligne, au moins un R par ligne.
La matrice se partage avec l'équipe dès le début. Elle devient la référence quand deux personnes se disputent une tâche ou quand personne ne se sent concerné.
Le plan de communication
Le plan répond à cinq questions pour chaque information : quoi, à qui, quand, comment, par qui. Un tableau simple suffit :
| Information | Destinataires | Fréquence | Canal |
|---|---|---|---|
| Avancement hebdomadaire | Sponsor, équipe | Chaque vendredi | Réunion + compte rendu |
| Incidents bloquants | Sponsor | Immédiat | Appel téléphonique |
| Formation des utilisateurs | Utilisateurs finaux | 2 semaines avant livraison | Courriel + session en ligne |
La fréquence dépend de l'urgence de l'information. Un incident bloquant se signale tout de suite, pas au prochain point hebdomadaire. Le canal suit l'audience : le sponsor veut des synthèses, l'équipe veut du détail.
Erreurs fréquentes
- Confondre C et I : consulter demande un retour, informer est à sens unique.
- Informer trop tard : le sponsor découvre un retard par la presse interne.
- Mettre tout le monde dans tous les courriels : l'information se noie.
- Un plan de communication figé : il se révise quand l'équipe ou le périmètre change.