Consolidation de données
Définition
La consolidation regroupe plusieurs plages de données en une seule table de synthèse, avec une opération commune : Somme, Moyenne, Compte, Max ou Min. Elle sert à agréger des feuilles identiques (un budget par département, des ventes par magasin) sans copier les données. L'examen MO-211 la traite comme une alternative au TCD quand les sources sont éparpillées.
Consolider par position
La consolidation par position convient quand les plages ont la même structure : mêmes lignes, mêmes colonnes, dans le même ordre. Dans l'onglet Données, cliquez sur Consolider, choisissez Somme, puis ajoutez chaque plage dans la liste. Excel additionne les cellules de même emplacement dans chaque plage.
C'est la méthode pour des bilans mensuels identiques : chaque feuille contient les mêmes comptes sur les mêmes lignes. Si les lignes ne sont pas dans le même ordre, les résultats sont faux sans avertissement : vérifiez la structure avant de consolider.
Consolider par catégorie
Quand les plages ont les mêmes en-têtes mais pas les mêmes lignes, cochez « Ligne du haut » et « Colonne de gauche » dans la boîte de dialogue Consolider. Excel aligne les catégories par leur libellé : les régions présentes dans une seule plage apparaissent quand même dans le résultat, avec les valeurs des autres plages additionnées.
Deux limites : les libellés doivent être identiques à la lettre près (« Sud » et « SUD » créent deux lignes), et la consolidation par catégorie ne fonctionne qu'avec une seule colonne de libellés à gauche et une ligne d'en-têtes.
Créer des références 3D
Avant de consolider, les plages peuvent se référencer entre feuilles : =SOMME(Janvier:Mars!B2) additionne B2 sur les feuilles Janvier, Février et Mars, en supposant qu'elles sont contiguës. Les références 3D évitent de cliquer sur chaque feuille. La consolidation utilise ces références quand on ajoute une plage comme « Janvier:Mars!$A$1:$C$20 ».
Une référence 3D exige des feuilles adjacentes dans l'ordre, et elle ignore les feuilles situées en dehors de la plage nommée. Insérer une feuille au milieu élargit le calcul, la déplacer hors de la plage le réduit.
Liens vers les données source
La boîte de dialogue Consolider propose « Créer des liens vers les données source ». Avec cette option, le résultat contient des groupes dépliables : le symbole + à gauche de chaque ligne révèle le détail par feuille source. Quand une source change, le lien met à jour la consolidation ; sans lien, le résultat est une copie figée.
Consolidation ou TCD ?
La consolidation traite des plages séparées, le TCD traite une liste unique. Une consolidation par position avec des feuilles mensuelles identiques se fait en deux minutes. Pour une liste unique de 5 000 lignes, le TCD reste plus souple : regroupements, segments, graphiques croisés. La consolidation par catégorie est le choix quand les sources vivent dans des feuilles distinctes et ne peuvent pas être fusionnées.
Exemple concret
Une comptable reçoit les dépenses de quatre départements, chacun dans une feuille avec les mêmes comptes en lignes et les mêmes mois en colonnes. Elle consolide par position avec Somme, coche « Créer des liens vers les données source », et obtient le total de l'entreprise par compte et par mois. Quand le département Marketing corrige une ligne, elle clique sur Actualiser et le total se met à jour.