Regroupement et champs calculés
Définition
Le regroupement (grouper) fusionne plusieurs éléments d'un champ en une seule catégorie : des dates en mois, trimestres ou années, des montants en tranches, des produits en groupes personnalisés. Les champs calculés et les éléments calculés ajoutent des calculs au TCD sans toucher aux données source. Ces trois outils sont testés dans l'examen MO-211.
Regrouper des dates
Clic droit sur une date du TCD, puis Grouper. La boîte de dialogue propose Jours, Mois, Trimestres, Années. Pour un suivi commercial, cocher Mois et Années empile deux niveaux : une ligne par année, puis une ligne par mois dans chaque année. Le champ source Date disparaît de la liste des champs au profit d'un champ groupé qui contient les groupes.
Piège fréquent : des dates stockées comme texte ne se groupent pas. Vérifiez que la colonne source contient de vraies dates, pas des chaînes.
Regrouper des nombres
Une colonne de montants se regroupe par intervalles : clic droit sur une valeur, Grouper, puis saisir le début, la fin et le pas. Avec un pas de 100, les montants se répartissent en tranches 0-99, 100-199, etc. Excel crée des groupes nommés d'après les bornes. C'est le moyen rapide de bâtir une répartition sans fonctions NB.SI.
Groupes personnalisés
Sélectionnez plusieurs éléments du champ (touches Ctrl ou Maj), clic droit, Grouper. Les produits « Smartphone », « Tablette » et « Montre » deviennent Groupe1, renommable en « Électronique ». Un élément ne peut appartenir qu'à un seul groupe manuel ; pour changer un élément de groupe, cliquez sur Dissocier d'abord.
Champs calculés
Un champ calculé ajoute une colonne de calcul au TCD, comme une formule qui s'applique au niveau de détail. Onglet Analyse du TCD, puis Champs, Éléments et jeux, Champ calculé. Exemple : « Marge = Montant - Coût » crée un champ Marge utilisable dans Valeurs. La formule utilise les noms des champs source, pas des références de cellules.
À retenir : un champ calculé totalise les valeurs ligne par ligne, ce qui peut fausser les ratios. « % de marge = Marge / Montant » additionné donne un ratio de sommes, pas la moyenne des ratios. Pour des pourcentages corrects, préférez un calcul relatif dans Paramètres des champs de valeurs.
Éléments calculés
Un élément calculé ajoute une ligne de synthèse dans un champ existant. Dans le champ Produit, un élément « Toutes les boissons = Café + Thé » s'affiche comme une ligne supplémentaire. Il se crée par le même menu Champ calculé, en sélectionnant d'abord un élément du champ. Les éléments calculés ne peuvent pas référencer des totaux du TCD ni d'autres éléments calculés, et ils disparaissent si on les dissocie des groupes.
Exemple concret
Un responsable achats veut répartir 3 500 lignes de factures en tranches de montant et comparer l'évolution trimestrielle. Il groupe Date en Années et Trimestres, groupe Montant en tranches de 500, puis ajoute un champ calculé TVA = Montant * 0,20. En quelques minutes, le TCD montre le volume de factures par tranche et par trimestre, TVA comprise, sans modifier la liste source.