Inspection du document

Définition

Avant de partager un document, on vérifie ce qu'il contient en plus du texte visible : métadonnées, commentaires, texte masqué, révisions. L'Inspecteur de document, le Vérificateur d'accessibilité et la vérification de compatibilité forment la boîte à outils de ce contrôle. Les trois se lancent depuis Fichier > Informations > Vérifier l'absence de problèmes.

L'Inspecteur de document

Vérifier l'absence de problèmes > Inspecter le document ouvre la liste des contrôles : commentaires et révisions, propriétés du document, en-têtes et pieds de page, texte masqué, contenu invisible. Après analyse, l'outil propose de supprimer les éléments trouvés. La suppression est définitive, une copie du document avant inspection est donc recommandée.

Le Vérificateur d'accessibilité

Vérifier l'absence de problèmes > Vérifier l'accessibilité examine le document pour les lecteurs d'écran : images sans texte alternatif, tableaux sans ligne d'en-tête, liens au libellé vague. Le volet Résultats classe les problèmes en erreurs, avertissements et conseils, chacun avec une explication et une action proposée.

La vérification de compatibilité

Vérifier l'absence de problèmes > Vérifier la compatibilité liste ce qui sera modifié si le fichier est enregistré dans un format antérieur. La case Vérifier la compatibilité lors de l'enregistrement de documents lance ce contrôle automatiquement à chaque enregistrement en .doc. Le résumé indique le nombre d'occurrences par type de perte.

Propriétés et métadonnées

Fichier > Informations affiche à droite les propriétés : titre, auteur, dates, nombre de mots. Le bouton Propriétés > Propriétés avancées ouvre la boîte de dialogue complète, avec l'onglet Statistiques et les champs personnalisés. Les métadonnées voyagent avec le fichier et apparaissent dans l'Explorateur de fichiers, d'où l'intérêt de les nettoyer avant diffusion.

Marquer comme final

Protéger le document > Marquer comme final fige le document : Word ouvre le fichier en lecture seule avec le bandeau Marquer comme final et désactive la saisie. Ce n'est pas un verrou de sécurité. N'importe qui peut retirer ce marquage, et le fichier reste modifiable par un autre programme.